Playbook Onboarding

Contratto chiuso→ Pre-onboarding→ Call (max 1h)→ Delivery (entro 24h)→ Campagne live
00.1

Come usare questo playbook

A cosa serve: è la procedura interna Food Media Lab per portare un nuovo ristorante da contratto chiuso a campagne live, senza dover chiedere aiuto a nessuno.

Regola d'oro: chiunque, seguendo questa guida, deve poter condurre un onboarding da solo e uscire dalla call con tutti gli accessi e tutte le informazioni. Se in call salta anche un solo accesso, il delivery si blocca per giorni. Meglio 5 minuti in più in call che 3 giorni di campagna ferma.

Com'è organizzato

  • 3 fasi operativePre-onboarding · Call di onboarding · Delivery — da seguire in ordine.
  • 2 sezioni di riferimentoTarget & KPI e Checklist — da tenere aperte durante il lavoro.
  • Tab in alto = fasi. Menu a lato = step della fase.Ogni step ha un obiettivo chiaro e le azioni da fare.
DA CONFERMARE

I punti marcati così sono compilati con la best practice ma vanno validati da Guglielmo (vedi step 00.4).

00.2

Le 3 fasi in sintesi

Obiettivo della sezione: avere in testa la sequenza completa prima di partire.

Timeline

  1. Fase 1 — Pre-onboarding (subito dopo la chiusura)
    • Gruppo WhatsApp, messaggio al cliente, AnyDesk.
    • Obiettivo: il cliente arriva in call già pronto.
  2. Fase 2 — Call di onboarding (max 1 ora)
    • ~30 min offerte/strategia + ~30 min setup tecnico (BM, pixel, iubenda, DineVo) e raccolta materiali.
    • Obiettivo: uscire con tutti gli accessi e la scheda cliente compilata.
  3. Fase 3 — Delivery (entro 24h dalla call)
    • Angoli, copy, creative, landing, campagne Dynamic live.
    • Obiettivo: campagne attive entro 24 ore.
00.3

Ruoli del team

Obiettivo: ogni cliente ha un responsabile chiaro in ogni fase.
DA CONFERMARE

Assegnazione ruoli da validare con Guglielmo. Sotto la proposta di default.

  • Conduce la call di onboarding[da confermare] — chi conduce deve padroneggiare la Fase 2, soprattutto il collegamento Business Manager.
  • Responsabile deliveryRiccardo (referente allegato delivery) [da confermare].
  • Team operativoEdoardo, Michele, Pasquale. Best practice: un owner per cliente che segue creative, lancio e monitoraggio.
00.4

Punti da validare

Per Guglielmo: confermando questi punti, il playbook diventa definitivo al 100%.
  • RuoliChi conduce la call, chi fa delivery.
  • Campi completi della scheda clienteVedi step 02.9 — confermare/aggiungere campi.
  • Tool per le landing pageGHL o altro? (step 03.4)
  • Soglie d'azione in ottimizzazioneCosa fare esattamente quando una metrica è "da modificare" (step 03.6 e Target & KPI).
  • Gestione dominio quando il cliente non ne ha unoPrassi FML (step 02.7).
01.1

Crea il gruppo WhatsApp

Obiettivo: un unico canale con il cliente per accessi, materiali e aggiornamenti, attivo dal primo minuto.

Azioni

  1. Appena chiuso il contratto, crea il gruppo con: cliente + team delivery (+ owner del cliente).
  2. Nome gruppo: Food Media Lab × [Nome Ristorante]
  3. Primo messaggio: presentazione del team + data e ora della call di onboarding.
  4. Usa il gruppo come punto di consegna per foto, video e menù (vedi step 02.8).
01.2

Messaggio pre-call al cliente

Obiettivo: far arrivare il cliente alla call già pronto, così non si perde tempo e non si blocca il setup.

Cosa deve avere pronto il cliente

  • PC / computer — non lo smartphone.Il collegamento del Business Manager si fa solo da desktop.
  • Accessi alla pagina Facebook che useremo per le sponsorizzate.
  • Accessi al Business Manager, se già ne possiede uno.
  • AnyDesk installato (vedi step 01.3).
  • Verificare che sia lui l'amministratore della pagina Facebook e dell'eventuale portafoglio business.Se non lo è, deve procurarsi chi lo è o farlo partecipare alla call.

Template messaggio (pronto da inviare)

Messaggio WhatsApp / email
Ciao [Nome]! 🙌 Per la nostra call di onboarding di [giorno] alle [ora] ti chiedo di prepararti così, così partiamo subito operativi: 1) Collegati da COMPUTER (non da telefono). 2) Tieni a portata gli accessi alla pagina Facebook che useremo per le sponsorizzate. 3) Se hai già un Business Manager (account pubblicitario/portafoglio business), tieni pronti anche quegli accessi. 4) Assicurati di essere tu l'amministratore della pagina Facebook (e del portafoglio business, se ce l'hai). Se non lo sei, dimmelo prima così organizziamo. 5) Installa AnyDesk da anydesk.com: ci servirà per collegarci al tuo schermo e configurare tutto insieme senza errori. Se qualcosa non è chiaro scrivimi pure qui. A [giorno]! 🚀
01.3

AnyDesk — controllo schermo da remoto

Obiettivo: poter guidare il cliente prendendo il controllo del suo schermo, così il collegamento di BM, pixel e pagina non dipende dalla sua manualità.

Azioni

  1. Fai scaricare al cliente AnyDesk da anydesk.com sul PC, prima della call.
  2. In call, fatti dettare il codice a 9 cifre visibile nella sua schermata AnyDesk.
  3. Invia la richiesta di connessione: è il cliente che deve accettarla dal suo PC.
  4. Una volta connesso, procedi con il setup tecnico (Fase 2).
CONSIGLIO

Tieni AnyDesk già collegato dall'inizio della call: eviti di interromperti a metà setup per farlo scaricare.

01.4

Preparazione lato nostro

Obiettivo: arrivare in call con tutti gli strumenti FML pronti.

Verifica di avere pronto

  • Accesso al Foodmedialab portfolioIl portafoglio business FML dentro cui andrà l'account del cliente.
  • Template della scheda clienteDa compilare durante la call (step 02.9).
  • Struttura cartella DrivePronta da duplicare per il nuovo cliente (step 03.1).
02.1

Struttura e regole della call

Obiettivo: chiudere in massimo un'ora con tutti gli accessi in mano.

Come gestirla

  1. Durata massima: 1 ora. Timebox: ~30 min offerte/strategia, ~30 min setup tecnico (BM, pixel, iubenda, DineVo) + materiali.
  2. Tieni AnyDesk collegato dall'inizio.
  3. Non chiudere la call finché la checklist accessi (tab 05) non è completa.
  4. Man mano che raccogli le info, compila la scheda cliente in tempo reale (step 02.9).
ATTENZIONE

L'errore più costoso è chiudere la call senza un accesso. Prima di salutare, ricontrolla la Checklist accessi in call.

02.2

Blocco offerte & strategia

Obiettivo: definire insieme al cliente cosa lanciare. Le offerte si decidono in call, anche partendo da quelle già attive nel locale.

Cosa chiedere e definire

  • Offerte già attive oggiPunto di partenza: cosa promuovono già e come va.
  • Offerte da lanciareQuali e quante — una campagna Dynamic per offerta.
  • Prezzo di ogni offerta
  • Cosa comprende esattamente ogni offerta
  • TargetChi è il cliente ideale del ristorante.
  • Posizionamento del target
  • Zona e raggio (km) su cui sponsorizzare
  • Capacità del localeNumero massimo di prenotazioni gestibili / coperti: fondamentale per non generare più richieste di quante ne possano evadere.
  • Hanno già fatto campagne?Con quali risultati.
  • Hanno già profili social attivi?
  • Budget pubblicitarioMinimo 15 € al giorno.
02.3

Business Manager — collegamento

Obiettivo: l'account pubblicitario con cui sponsorizziamo il cliente deve finire dentro il Foodmedialab portfolio. È lo step più delicato: fallo con calma via AnyDesk.

Il modello Food Media Lab (da capire prima di procedere)

  • FML ha un suo portafoglio business: il Foodmedialab portfolio.
  • L'account pubblicitario resta di proprietà del clienteEsempio reale: "Account Pubblicitario Cirio — Owned by Trattoria Cirio_Torino". Noi lo gestiamo, non lo possediamo.
  • Ma deve vivere dentro il Foodmedialab portfolioNell'elenco account del portfolio deve comparire l'account del cliente.
  • La pagina Facebook resta del clienteA noi serve l'accesso (partner).
PRIMA COSA

Chiedi al cliente: hai già un Business Manager / portafoglio business? La risposta decide quale dei due scenari seguire.

Scenario A — Il cliente HA già BM e/o account pubblicitario

  1. Verifica che il cliente sia amministratore del suo BM e dell'account pubblicitario.
  2. Dal Business Manager di Food Media Lab → Impostazioni azienda, richiedi l'accesso all'account pubblicitario del cliente (oppure fai aggiungere Food Media Lab come partner, usando l'ID del portfolio FML).
  3. Porta l'account pubblicitario del cliente dentro il Foodmedialab portfolio.
  4. Collega anche la Pagina Facebook del cliente come partner (accesso alla pagina).
  5. Risultato atteso: nel Foodmedialab portfolio vedi l'account del cliente con "Owned by [nome cliente]".

Scenario B — Il cliente NON ha nulla

  1. Si crea tutto da zero.
  2. Crea/assegna un account pubblicitario per il cliente dentro il Foodmedialab portfolio (come l'account "Foodmedialab1" del portfolio).
  3. Collega la Pagina Facebook del cliente. Se non ha una pagina, va creata (annota come step extra).
  4. Risultato atteso: l'account del cliente è dentro il Foodmedialab portfolio, pronto a sponsorizzare.
PAGAMENTO

Verifica che sull'account pubblicitario ci sia un metodo di pagamento valido (carta del cliente). Senza, la campagna non parte.

DA CONFERMARE

I nomi esatti delle voci in Impostazioni azienda di Meta cambiano spesso: la logica resta questa. Se un passaggio non torna, cerca in Impostazioni azienda → Account → Account pubblicitari e Partner.

02.4

Pixel — tracciamento

Obiettivo: avere un pixel attivo e assegnato all'account, per tracciare le conversioni (prenotazioni) dalle landing.

Azioni

  1. Il cliente ha già un pixel? Se sì, colleghiamo quello.
  2. Se non ha un pixel, lo creiamo noi e lo assegniamo all'account pubblicitario.
  3. Il pixel andrà installato su ogni landing page (vedi step 03.4).
  4. Lavora insieme a DineVo per tracciare le prenotazioni (step 02.6).
02.5

iubenda — privacy & cookie

Obiettivo: mettere in regola le landing (privacy e cookie policy). Serve per legge e per non farsi bloccare le campagne.

Azioni

  1. Crea l'account iubenda per il cliente.
  2. Genera privacy policy e cookie policy per le landing page.
  3. Inserisci i link iubenda in ogni landing (step 03.4).
02.6

DineVo — prenotazioni & conversioni

Obiettivo: tracciare le prenotazioni/conversioni generate dalle campagne.

Azioni

  1. Crea l'account DineVo per il cliente.
  2. Collega DineVo al flusso di prenotazione della landing, così ogni prenotazione è tracciata.
  3. Allinea il tracciamento con il pixel (step 02.4) per leggere le conversioni in Ads Manager.
DA CONFERMARE

Modalità esatta di integrazione DineVo ↔ landing ↔ pixel: da dettagliare con Guglielmo per renderla a prova di chiunque.

02.7

Dominio & credenziali

Obiettivo: avere dove pubblicare le landing e tutte le credenziali salvate.

Azioni

  1. Chiedi le credenziali del dominio (se il ristorante ne ha uno) per collegare/pubblicare le landing.
  2. Se il cliente non ha un dominio: prassi FML da confermare (sottodominio/dominio nostro o registrazione).
  3. Salva tutte le credenziali nella scheda cliente (step 02.9).
DA CONFERMARE

Cosa fate quando il cliente non ha un dominio proprio.

02.8

Materiali da raccogliere in call

Obiettivo: ottenere (o farsi promettere con scadenza) tutto il materiale che serve al delivery. Senza, la Fase 3 si blocca.

Cosa chiedere

  • 5 video girati dal clienteCucina, sala, camerieri — servono per il B-roll delle creative.
  • LogoPreferibilmente PNG o vettoriale.
  • Foto dei piattiAlta qualità.
  • Menù aggiornatoCon prezzi.
  • RecensioniScreenshot o accesso a Google/TripAdvisor — social proof per le creative.
SCADENZA

Se non consegna tutto in call, fissa una scadenza (es. entro 24h) e scrivila nel gruppo WhatsApp. Il timer del delivery parte da quando arrivano i materiali.

02.9

Compila la scheda cliente

Obiettivo: a fine call, tutte le info del cliente in un unico posto. È il documento da cui parte il delivery.
DA CONFERMARE

Elenco campi da validare/completare con Guglielmo.

Campi della scheda

Anagrafica
Nome locale, ragione sociale, indirizzo, referente, telefono, email
Offerte
Elenco + prezzi + cosa comprendono
Target & posizionamento
Cliente ideale, angoli utili
Zona & raggio
Località + km
Capacità
Coperti max / prenotazioni gestibili
Budget
€/giorno per campagna
Accessi Meta
ID account pubblicitario, ID pixel, pagina FB, BM
Altri accessi
iubenda, DineVo, dominio (user/pass)
Materiali
Ricevuti sì/no + link Drive
Drive
Link cartella cliente
Owner
Responsabile del cliente nel team
03.1

Setup cartella Drive cliente

Obiettivo: un unico spazio ordinato per tutto il lavoro del cliente. Massimo 24 ore per deliverare dalla call.

Azioni

  1. Crea la cartella Drive dedicata al cliente (dentro la struttura madre FML).
  2. Sottocartelle consigliate:
    • Materiali cliente (video, foto, logo, menù)
    • Creative
    • Copy
    • Landing
    • Report
  3. Carica subito i materiali ricevuti in call.
03.2

Angoli & copy

Obiettivo: avere varietà di messaggi da testare per ogni offerta.

Azioni

  1. Crea 5 angoli diversi (per ogni offerta).
  2. 2 copy per angolo.
  3. Struttura copy: gancio + body + CTA, con offerta chiara.
03.3

Creative

Obiettivo: materiale visivo pronto per il lancio.

Azioni

  1. Crea sempre 5 creative con angoli diversi per ogni offerta.
  2. 1 script video per offerta (usa il B-roll dei 5 video del cliente).
03.4

Landing page

Obiettivo: una landing dedicata e tracciata per ogni offerta.

Azioni

  1. Parti dal template base landing (crealo una volta, poi riusalo).
  2. Crea 1 landing page per ogni offerta partendo dal template.
  3. Collega il pixel a ogni landing.
  4. Inserisci i link iubenda (privacy + cookie).
  5. Integra il tracciamento prenotazioni (DineVo).
DA CONFERMARE

Tool usato per costruire le landing (GHL o altro): da specificare per rendere lo step operativo passo-passo.

03.5

Setta e lancia la campagna

Obiettivo: campagne Dynamic live, una per offerta.

Azioni

  1. Setta e lancia una campagna Dynamic per ogni offerta (1 campagna = 1 offerta).
  2. Budget: minimo 15 €/giorno per campagna (o come concordato in call).
  3. Targeting: zona + raggio definiti in call.
  4. Controllo pre-lancio: pixel attivo, metodo di pagamento presente, landing funzionante, iubenda a posto.
03.6

Monitoraggio & ottimizzazione

Obiettivo: far crescere ciò che funziona e correggere ciò che non funziona, ogni giorno.

Routine

  1. Ogni mattina: monitora i risultati di ogni cliente.
  2. Dopo 3 giorni: individua le creative che funzionano e crea 3 varianti per ogni top performer.
  3. Inserisci nel Drive "Food Media Lab" le creative e le landing che stanno convertendo (libreria dei vincitori).
  4. Applica le soglie d'azione (vedi tab Target & KPI): buono / monitorare / modificare.
REGOLA

Fai sempre un'analisi approfondita e incrociata dei dati prima di decidere. Non basarti mai sul singolo dato.

DA CONFERMARE

Azioni precise per ogni soglia "da modificare" (es. cambio creative, restringere target, rivedere offerta): da dettagliare con Guglielmo.

04.1

Target & KPI — con offerta

Obiettivo: capire a colpo d'occhio se una campagna con offerta è in salute.
MetricaValore obiettivo
CPL2 – 5 €
CTR (sul link singolo)2 – 3 %
CPCmax 0,15 €
CPMmax 4 €

Lettura del CPM

2 – 3 €Buono
3 – 4 €Monitorare
5 € +Modificare
04.2

Target & KPI — senza offerta (solo posizionamento)

Obiettivo: valori di riferimento quando la campagna punta al posizionamento, non a un'offerta.
MetricaValore obiettivo
CPL5 – 10 €
CTR1 – 2 %
CPCmax 0,40 €
CPMsotto 7 €
SOGLIA

Un CPL a 10 € è troppo alto: va modificato.

04.3

Metodo di lettura dei dati

Obiettivo: decidere bene, non d'impulso.
REGOLA

Fai sempre un'analisi approfondita e incrociata dei dati prima di prendere decisioni. Non basarti solo sul singolo dato: una metrica fuori range va letta insieme alle altre (es. CPM alto + CTR alto può comunque portare lead a buon costo).

05.1

Checklist — prima della call

Obiettivo: il cliente arriva pronto e noi anche.
05.2

Checklist — accessi da ottenere IN call

Obiettivo: non chiudere la call finché non sono tutti spuntati. Questa è la checklist critica.
05.3

Checklist — materiali

Obiettivo: tutto ciò che serve al delivery. Se manca qualcosa, fissa la scadenza nel gruppo.
05.4

Checklist — pre-lancio delivery

Obiettivo: tutto pronto prima di mandare live le campagne (entro 24h).